La Factura Electrónica: una herramienta segura, rápida y eficiente para las compañías
Cada día las organizaciones enfrentan retos que deben solucionar para satisfacer las necesidades de sus clientes y cumplir sus propios objetivos de negocio, apoyarse en herramientas tecnológicas resulta fundamental para aquellas compañías que deseen garantizar la eficiencia en sus operaciones, gestionar los negocios con base en información confiable y minimizar los errores.
En miras de gestionar las áreas financieras, comerciales, de operaciones, industriales, de RR.HH. y nómina o bien las áreas de gestión y de servicio al cliente, las empresas disponen de los Sistemas tipo ERP. “Esta herramienta garantiza la seguridad en la información, rentabiliza la inversión y simplifica las operaciones diarias en los diferentes equipos de trabajo” asegura Luis Caballero, Director General de Softland Centroamérica Norte.
Caballero, quien cuenta con más de 14 años de experiencia en la industria del software de gestión para las empresas de Latinoamérica, nos ofrece detalles sobre la facturación electrónica, el proceso para generarla y los beneficios que ofrece.
¿Qué es la factura electrónica?
Al igual que la factura tradicional en papel, “la factura electrónica es un documento que respalda una transacción de venta para fines comerciales y tributarios. La diferencia está en que la factura electrónica es generada, expresada, trasmitida y almacenada en un formato electrónico”.
¿Qué forma tiene la factura electrónica?
Según Caballero, un aspecto importante es el formato que usa la factura electrónica y su diferencia con la representación gráfica.
La factura electrónica, en los países de Latinoamérica en los cuales se ha implementado, tiene un formato particular llamado XML (siglas de eXtensible Markup Lenguaje). El mismo facilita la trasmisión y la lectura estándar de las facturas desde diferentes sistemas informáticos. Este formato no está diseñado para ser interpretado por personas.
Para una interpretación adecuada, el archivo XML se acompaña de su representación gráfica, que consiste en la misma información en un archivo con un formato más tradicional.
La representación gráfica generalmente tiene un formato PDF y en la mayoría de las legislaciones se exige que siempre se pueda generar y acompañar al archivo XML.
Ventajas del uso de documentos electrónicos
Si bien, en algunos países, la adopción del uso de facturas y otros documentos electrónicos por parte de las empresas no es, hasta el momento, de carácter obligarorio, pronto lo será. Por lo que, es importante preparase e implementar la tecnología que le ofrezca el soporte adecuado para migrar a este tipo de documento.
Caballero destaca las ventajas que ofrece la Facturación Electrónica para las empresas en El Salvador:
· Mejora en los procesos: al utilizarse procedimientos electrónicos para la emisión, trasmisión y almacenamiento de las facturas, se eliminan los procesos físicos equivalentes, que suelen ser menos eficientes. El tiempo de impresión, particularmente importante cuando se tienen que imprimir varias copias o volúmenes grandes, se transforma en un proceso de pocos segundos. El traslado y almacenamiento de las facturas se torna innecesario y los procesos de búsqueda son mucho más fáciles y rápidos. Incluso procesos como la cobranza, se mejora significativamente, por la recepción más rápida de los documentos de parte de los clientes y la facilidad para conciliar información.
· Disminución de gastos e impacto ambiental: los documentos electrónicos significan un ahorro para las empresas en papel, suministros de impresión, costos de transporte y costos de almacenamiento. Estos ahorros se traducen también en un menor impacto al medio ambiente.
· Mayor eficiencia y trasparencia de la información: al tratarse de registros organizados en bases de datos, el uso de documentos electrónicos optimiza las tareas de búsqueda y análisis de los datos de ventas y de gastos, críticos en las empresas.
Es importante mantenerse al tanto de los avances de la tecnología para empresas, de esta manera tu negocio se mantendrá innovando y brindando un servicio transparente.